Sous la responsabilité du responsable du pôle des moyens généraux et des affaires immobilières au sein du Secrétariat général, vous apportez votre expertise pour :
 

·         Accueil

-          Accueillir, renseigner et orienter les visiteurs ;

-          Gérer l’accueil téléphonique ;

-          Apporter une réponse de premier niveau dans un délai minimum ;

-          Assurer une vigilance particulière des locaux dans le cadre du dispositif VIGIPIRATE.

·         Gestion administrative

Effectuer des travaux courants de secrétariat :

-          Gérer les plannings ;

-          Planifier et organiser des réunions ;

-          Rédiger des notes, procédures et documents administratifs (procédures du poste d’accueil, procédures de réponses clés par administration et par direction, etc.) ;

-          Scanner les courriers, les indexer et les classer selon le plan d’archivage.

·         Autres activités

-          Elaborer des statistiques (nombre d’appels traités avec les thématiques principales, nombre d’accueils physiques effectués pour chaque direction du site, etc.) ;

-          Gérer les stocks des tickets de transport Twisto ;

-          Commander les fournitures de bureau.

Et si vous aviez le bon profil ?

Vous connaissez/vous avez/vous savez :

·         Niveau d’étude : Baccalauréat, Bac+2 ;

·         Vous avez une aisance relationnelle et rédactionnelle ;

·         Vous avez une maîtrise des outils bureautiques ;

·         Vous savez faire preuve de discrétion professionnelle.