Missions et activités principales du poste :

Missions de secrétariat de direction :

• Appuie la DSP pour le traitement de dossiers transversaux et les dossiers urgents,
• Personne ressource sur l’activité de la direction et son fonctionnement et assure l’interface avec le secrétariat général et le cabinet à la direction générale,
• Assure une fonction de secrétariat de direction pour la DSP : accueil téléphonique et physique, préparation des dossiers, gestion de l’agenda, organisation de réunions, gestion de la Bal fonctionnelle, gestion des courriers entrants et sortants de la DSP (GED), …
• Assure la planification et le suivi des actions de communication de la DSP en lien avec le service communication (tableau de suivi annuel) et coordonne la rédaction de la newsletter.
• Référente DPO de la DSP
• Assure des tâches administratives en lien avec la sensibilisation / communication -réflexe santé : tri des demandes de document sur la plateforme dédiée, demandes d’achat et CSF
• Gestion des fournitures pour la DSP

Missions de secrétariat du pôle Santé environnement :

• Assure l’accueil téléphonique et physique
• Assiste le responsable de pôle SE et les coordonnateurs d’unités fonctionnelles SE dans leur organisation quotidienne de travail : préparation des dossiers, gestion des plannings, agendas, des déplacements et de l’organisation de réunions
• Assure l’orientation des courriers et documents vers les UD et UF et leur suivi dans l’outil de gestion des courriers dématérialisés.
• Gère la boîte électronique fonctionnelle du pôle SE et diffuse les mails aux agents concernés
• Centralise les plannings de congés des agents du pôle SE,
• Traite l’information et réponse de 1er niveau,
• Préparation des dossiers/ Rédaction des comptes rendus des réunions du pôle.
• Elabore le tableau de bord de suivi de l’activité du pôle et suit les indicateurs et les échéances,
• Suivi des recrutements avec le responsable du pôle SE
• Participe à l’instruction des dossiers de renouvellement des hydrogéologues agréés
• Assure l’indemnisation des hydrogéologues agréés

Activités annexes :

Missions allocation de ressources :

• Pour le budget du pole SE
  • Participe à la préparation du budget prévisionnel de fonctionnement et d’intervention du pôle SE
  • Prépare les demandes d’achat et les constats de service fait à destination du pole achat
  • Participe à l’instruction des dossiers d’intervention (récupération des pièces, vérification de la complétude des dossiers)
  • Prépare les décisions et les conventions de financement en collaboration avec l’IGS référent
  • Assure le suivi du bon déroulé de l’instruction dans l’outil d’instruction des projets
  • Assure le lien avec PPS et la DSTRAT sur le budget intervention pour le PSE
• Pour le budget de la DSP
  • Assure la mise à jour des tableaux de suivi des commandes pour le budget de fonctionnement et le budget principal (préparation des demandes d’achat et des constats de service fait et renseignements des outils de suivi de la DSTRAT)

Connaissances :

• Environnement professionnel (missions et principales problématiques de la direction)
• Connaissance de l’environnement institutionnel et administratif
• Techniques administratives et bureautiques
• Systèmes de classement et d’archivage
• Connaissances juridiques, administratives et financières relatives au domaine concerné

Savoir-faire :

• Travail en équipe
• Capacité de synthèse
• Capacité d’analyse
• Expression écrite
• Expression orale
• Utiliser les techniques de lecture rapide
• Prise de notes et rédaction de comptes rendus
• Aptitude à gérer simultanément des thématiques différentes
• Capacité d’organisation

Savoir être :

• Capacité d’adaptation
• Autonomie
• Faire preuve de rigueur méthodologique et avoir le sens de l’organisation
• Capacité d’initiative
• Réactivité
• Sens de l’écoute
• Faire preuve de discrétion professionnelle