Missions et activités principales du poste :

 Assister le Directeur départemental et la Déléguée territoriale dans l’organisation quotidienne de leur travail, assurer l’interface entre les différents interlocuteurs et le responsable hiérarchique et plus particulièrement en matière de communication, de coordination et de traitement de l’information.

• Accueil téléphonique, orientation des usagers et des appels
• Gestion de la messagerie de la Direction
• Personne-ressource sur l’activité du service et son fonctionnement
• Gestion du planning, agenda, déplacements et organisation de réunions
• Suivi des échéanciers des demandes de la Direction générale, des Directions métiers, du Préfet
• Constitution des fonds de dossiers, rédaction des projets de courriers et de comptes rendus, travaux de synthèse, rapport d'activité
• Traitement de l’information et réponses de 1er niveau
• Classement et archivage de documents (plan de classement)
• Réunion Territoriale Transverse – calendrier et comptes rendus

Secrétariat du Conseil territorial de santé du Calvados

• Préparation des documents pour la réunion, installation de la salle, accueil et émargement des membres, rédaction du compte-rendu
• Suivi et mise à jour des compositions du conseil territorial de santé et des différentes commissions
• Elaboration, organisation et mise à jour du fond documentaire de l’animation territoriale
• Organisation de réunions et participation

Il/Elle vient également en appui du Directeur départemental et de la Déléguée territoriale dans les missions d’animation territoriale confiées par le Directeur général de l’ARS.

Connaissances : 

• Environnement institutionnel et administratif (organisation, fonctionnement et missions des services)
• Connaissance des champs de compétences des partenaires institutionnels extérieurs
• Techniques administratives et bureautiques (Word, Excel, Powerpoint,…)
• Systèmes de classement et d'archivage

Savoir-faire :

• Avoir des compétences rédactionnelles
• Utiliser les outils bureautiques
• Ecouter, analyser et restituer ou orienter
• Anticiper et organiser

Savoir-être :

• Travailler avec de nombreux partenaires
• Etre autonome
• Faire preuve de rigueur méthodologique et avoir le sens de l'organisation
• Faire preuve de réactivité, d'initiative, de diplomatie et de discrétion professionnelle
• Avoir le sens de l'analyse et de la synthèse
• Sens du travail en équipe
• Sens de l’organisation
• Discrétion
• Sens de la communication, adaptabilité
• Faire preuve de réactivité