Assister le Directeur délégué départemental et le Délégué territorial dans l’organisation quotidienne de leur travail, assurer l’interface entre les différents interlocuteurs et le responsable hiérarchique et plus particulièrement en matière de communication, de coordination et de traitement de l’information.

• Accueil physique et téléphonique, orientation des usagers et des appels
• Gestion de la messagerie de la Direction
• Personne-ressource sur l’activité du service et son fonctionnement
• Gestion du planning, agenda, déplacements et organisation de réunions
• Suivi des échéanciers des demandes de la Direction Générale, des Directions métiers, du Préfet
• Constitution des fonds de dossiers, rédaction des projets de courriers et de comptes rendus, travaux de synthèse, rapport d'activité
• Traitement de l’information et réponses de 1er niveau
• Classement et archivage de documents (plan de classement)
• Réunion Territoriale Transverse – calendrier et comptes rendus

Secrétariat du Conseil territorial de santé de la Manche

• Préparation des documents pour la réunion, installation de la salle, accueil et émargement des membres, rédaction du compte-rendu
• Suivi et mise à jour des compositions du conseil territorial de santé et des différentes commissions
• Elaboration, organisation et mise à jour du fonds documentaire de l’animation territoriale
• Organisation de réunions et participation

Secrétariat du Comité départemental de l’aide médicale urgente de la permanence des soins et des transports sanitaires (CODAMUPS-TS)

• Suivi et mise à jour de la composition du CODAMUPS-TS et du sous-comité médical et sous-comité de transports sanitaires
• Logistique de la réunion : installation de la salle, accueil et émargement des membres, rédaction du compte-rendu 

Elle vient également en appui de Directeur délégué départemental et du Délégué territorial dans les missions d’animation territoriale confiées par le Directeur général de l’ARS.

Activités annexes :

• Diffusion de messages en provenance du secrétariat général et affichage de documents à la demande du secrétariat général

Connaissances :

• Environnement institutionnel et administratif (organisation, fonctionnement et missions des services)
• Connaissance des champs de compétences des partenaires institutionnels extérieurs
• Techniques administratives et bureautiques
• Systèmes de classement et d'archivage

Savoir-faire :

• Socle prévu en entretien d’évaluation :
• Avoir des compétences rédactionnelles
• Utiliser les outils bureautiques
• Ecouter, analyser et restituer ou orienter
• Anticiper et organiser

Savoir-être :

• Travailler avec de nombreux partenaires
• Etre autonome
• Faire preuve de rigueur méthodologique et avoir le sens de l'organisation
• Faire preuve de réactivité, d'initiative, de diplomatie et de discrétion professionnelle
• Avoir le sens de l'analyse et de la synthèse