Assister le Directeur départemental et les Déléguées territoriales dans l’organisation quotidienne de leur travail, assurer l’interface entre avec les différents interlocuteurs et le responsable hiérarchique, afin d’organiser les rendez-vous et les réunions, de planifier l’agenda, de préparer les dossiers de réunion  et plus particulièrement en matière de communication, de coordination et assurer le de traitement de l’information.

•  Accueil physique et téléphonique, orientation des usagers interlocuteurs et des appels
• Gestion de la messagerie de la Direction
• Personne-ressource sur l’activité du service et son fonctionnement
• Gestion du planning, agenda, déplacements et organisation de réunions
• Suivi des échéanciers des demandes internes émanant de la direction départementale, de la Ddirection Générale, et des Directions métiers, du Préfet
• Constitution des fonds de dossiers, rédaction des projets de courriers et de comptes rendus, travaux de synthèse, rapport d'activité
• Traitement de l’information et réponses de 1er niveau
• Classement et archivage de documents (plan de classement)
• Réunion Territoriale Transverse – calendrier et comptes rendus

Secrétariat des Conseils territoriaux de santé de Seine-Maritime : 

• Préparation des documents pour la réunion, installation de la salle, accueil et émargement des membres, rédaction des comptes rendus
• Suivi et mise à jour des compositions du conseil territorial de santé et des différentes commissions
• Elaboration, organisation et mise à jour du fond documentaire de l’animation territoriale
• Organisation de réunions et participation

Il/Elle vient également en appui du Directeur départemental et des Déléguées territoriales dans les missions d’animation territoriale confiées par le Directeur général de l’ARS.

Interlocuteurs et partenaires :

En interne :

• Direction générale
• Directions métiers, supports et transverses

En externe :

• Préfecture
• Services déconcentrés de l’Etat
• Conseil départemental
• Etablissements
• Professionnels de santé
• Associations locales

Connaissances :

• Environnement institutionnel et administratif (organisation, fonctionnement et missions des services)
• Connaissance des champs de compétences des partenaires institutionnels extérieurs
• Techniques administratives et bureautiques (Word, Excel, Powerpoint,…)
• Systèmes de classement et d'archivage

Savoir-faire :

• Avoir des compétences rédactionnelles
• Utiliser les outils bureautiques
• Ecouter, analyser et restituer ou orienter
• Anticiper et organiser
• Discerner les enjeux
• Planifier les activités et le échéances

Savoir-être :

• Travailler avec de nombreux partenaires
• Etre autonome
• Faire preuve de rigueur méthodologique et avoir le sens de l'organisation
• Faire preuve de réactivité, d'initiative, de diplomatie et de discrétion professionnelle
• Avoir le sens de l'analyse et de la synthèse
• Sens du travail en équipe
• Sens de l’organisation
• Sens de la communication, adaptabilité