Missions et activités principales du poste :

Dans le cadre d'un mission temporaire :

En qualité de renfort à l’activité de gestion de la cellule réclamations et signalements, vous assurerez les missions suivantes : 

• Instruction des réclamations, signalements et événements indésirables graves :
  • Veille et gestion de la boite aux lettres électronique générique régionale : transfert, mise en traitement, archivage des éléments en lien avec les autres gestionnaires de la cellule
  • Enregistrement et traitement des demandes auprès de l’établissement concerné et/ou du réclamant
  • Instruction des différentes demandes sur le plan administratif et juridique
  • Rédaction des réponses idoines à l’interlocuteur
  • Orientation des réclamations pour une analyse, si nécessaire, vers la ou les directions de l’ARS concernées
  • Enregistrement et suivi des dossiers via le logiciel SI SIREC.
• Transmission d’informations, en lien avec le coordonnateur, aux autres directions métiers de l’agence en vue de la mise en œuvre d’actions coordonnées, notamment en lien avec la Missions Inspection Contrôle et les juristes du pôle.
• Alerter le coordonnateur de la cellule ou le responsable de pôle en cas de transmission d’un élément susceptible d’une médiatisation ou d’une suite judiciaire.

En qualité de renfort à l’activité juridique du pôle :

• Appui logistique des juristes en charge de la gestion des dossiers contentieux et des consultations juridiques
• Assurer l’accueil téléphonique et par courriel
• Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes
• Gérer la planification collective, les agendas et l’organisation des réunions du service
• Mettre en forme et valoriser des supports écrits

Spécificités du poste / contraintes :

• Rigueur, autonomie, discrétion, appétence sur le champ juridique
• Prise de distance nécessaire avec les éléments portés à la connaissance

Connaissance :

• Environnement institutionnel et administratif : organisation, fonctionnement et missions des services de l’Etat dans le champ concerné
• Processus et circuit de prise de décision
• Outils de recherche et référentiels juridiques
• Techniques de rédaction administrative
• Techniques d’organisation
• Droit administratif
• Règlementation : organisation et fonctionnement des établissements de santé, sanitaires et médico-sociaux

Savoir-faire : 

• Réaliser un diagnostic et une analyse d’une situation donnée
• Savoir recueillir et exploiter les informations pertinentes
• Classement et archivage
• Réaliser des analyses, des synthèses et des comptes rendus
• Utiliser les outils bureautiques
• Analyser une information, un document, une réglementation
• Mettre en forme un document
• Organiser une réunion
• Bureautique et outils collaboratifs
• Techniques de secrétariat
• Environnement administratif, institutionnel et politique

Savoir être :

• Avoir le sens de l’écoute et du dialogue
• Faire preuve d’adaptation professionnelle
• Faire preuve de rigueur méthodologique et avoir le sens de l’organisation
• Faire preuve de réserve et de discrétion professionnelle
• Travailler en équipe