Le gestionnaire administratif offre ambulatoire du pôle offre de soins ambulatoire (POA) assure l’appui administratif du pôle en lien avec le responsable de pôle et le pôle assistante de la direction de l’offre de soins.

Les missions du gestionnaire administratif offre ambulatoire sont :

-          Assurer l’accueil physique et téléphonique ;

-          Suivre conjointement la BAL de service (ars-normandie-dos-soins-ville@ars.sante.fr) avec les gestionnaires et chargés de mission du pôle ;

-          Répartir les différentes demandes entre les membres du pôle en fonction de leur répartition territoriale et thématique ;

-          Gérer l’agenda partagé ;

-          Suivre le circuit de signature en interne (DOS / DG / POA) et faire les rappels

-          Organiser des réunions auxquelles participent les membres du pôle (identification des créneaux dans les agendas, réservation des ponts visio ou des salles).

-          Tenir et mettre à jour l’annuaire interne, répertoires et partenaires ;

-          Suivre le courrier en s’appuyant sur la GED ;

-          Assurer le classement informatique et l’archivage ;

-          Mettre à jour les bases de données et tout outil nécessaire au suivi des projets par les chargés de mission ;

-          Assurer le circuit de signature des Contrats CPAM ainsi que leur renvoi ;

-          Participer à la préparation des instructions des dossiers de centre de santé : vérifier la complétude du dossier, solliciter les différentes expertises techniques auprès des services compétents de l’ARS, mettre le dossier à la validation du chargé de mission concerné.

-          Appuyer les chargés de mission sur le suivi de la permanence des soins ambulatoires dans le cadre de la continuité de service, en binôme avec le gestionnaire :

o    Assurer le suivi de la BAL PDSA

o    Contrôler et valider les tableaux de garde en lien avec les CDOM, transmettre les tableaux aux CPAM concernées

Compétences requises pour le poste : (E : expert, M : maitrise, P : pratique, I : initié)

Connaissances : 

Environnement institutionnel et administratif (organisation et missions des services de l’État) : M
Droit administratif général : M
Système de santé et financement de l’assurance maladie : M
Analyse des bilans comptables : M
Le droit des associations : M
Conduite / ingénierie de projet : E
Le PRS de l’Agence et les schémas régionaux : M

Savoir-faire : 

Travail en équipe : E
Capacité de synthèse : M
Capacité d’analyse : M
Animation de réunion : E
Expression écrite : M
Expression orale : M
Analyser et exploiter des données budgétaires et financières : M
Discerner les enjeux, anticiper et prendre des initiatives : E
Concevoir et proposer des solutions innovantes et durables ainsi que les préalables à leur mise en œuvre : E
Savoir recueillir et exploiter les informations pertinentes : M  
Optimiser l’utilisation des ressources au regard d’une problématique donnée : M
Travailler en réseau et en groupes de travail partenariaux avec les acteurs du système de santé : E
Travailler en transversalité avec les autres équipes de l’Agence : E
Travailler en complémentarité avec les Délégations territoriales : E
Capacité de réflexion, d’analyse et de prospective sur des sujets stratégiques et complexes : E
Concevoir des plans d’action, piloter leur mise en œuvre et les évaluer : E
Capacité à concevoir et à suivre un projet : établir un diagnostic partagé et des plans d’actions : E
Évaluer et analyser les risques et opportunités d’un dossier sensible : M
Maîtriser les techniques rédactionnelles administratives : M
Capacité à adapter son discours à des publics diversifiés : M
Réaliser un diagnostic et une analyse d’une situation donnée : M

Savoir-être :

Sens du service public : E
Sens des relations humaines : E
Capacité d’adaptation : M
Autonomie : E
Rigueur dans la réalisation des missions : E
Capacité d’initiative : M
Réactivité : E
Avoir une force de conviction : M
Gérer les situations conflictuelles et avoir le sens de la médiation : M
Avoir le sens de la collégialité au sein d’une équipe pluridisciplinaire : E
Avoir le sens de l’écoute et du dialogue : E
Être force de proposition et d’innovation : M
Faire preuve de réserve et de discrétion professionnelle : E
Témoigner d’une indépendance d’esprit et de jugement : M
Savoir gérer le stress inhérent à la responsabilité du poste : M
Savoir représenter l’institution avec rigueur, professionnalisme et le sens des responsabilités : E
Respect du code de déontologie de la fonction publique : E