Activités principales :

Gestion administrative des dossiers individuels :

• Constituer, tenir et mettre à jour le dossier individuel unique de chaque agent (fonctionnaires et contractuels)
• Enregistrer et classer les pièces sans discontinuité
• Vérifier la conformité des documents intégrés (pièces autorisées / pièces interdites)
• Garantir la complétude des dossiers tout au long de la carrière de l’agent
   

Expertise réglementaire du dossier agent :

• Appliquer les règles relatives :
  • Au contenu autorisé du dossier individuel
  • Aux mentions interdites (opinions, état de santé détaillé, sanctions effacées, etc.)
  • Assurer la conformité avec les textes en vigueur (CGFP, décrets, arrêtés)

Archivage et gestion documentaire :

• Mettre en œuvre les règles d’archivage :
  • Archives courantes
  • Archives intermédiaires
  • Préparation des versements aux archives définitives
    Appliquer les durées de conservation réglementaire
• Préparer et suivre les éliminations réglementaires (bordereaux, visa de l’autorité archivistique)
• Garantir la traçabilité des opérations d’archivage
   

Dématérialisation et gestion électronique des dossiers agents :

• Participer à la gestion ou à la mise en œuvre du dossier agent dématérialisé
• Veiller au respect des règles de gestion électronique des documents (GED)
• Garantir l’unicité du dossier (papier ou électronique)
• S’assurer de la qualité, de la lisibilité et de la valeur probante des documents numériques
• Rédaction ou mise à jour de procédures internes (dossier agent, archivage RH)
• Appui aux audits internes ou contrôles (CRC, inspection, etc.)
• Sensibilisation des collègues RH aux règles de tenue du dossier individuel
• Participation à des projets transversaux RH (SIRH, dématérialisation)

Connaissances : 

• Connaître la politique des ressources humaines
• Connaître les règles de gestion et d’administration du personnel
• Connaître le code de la fonction publique
• Techniques d’archivage

Savoir-faire :

• Collecte de données
• Classement de documents
• Reporting
• Alimentation de tableaux de bord
• Analyse de documents RH
• Maîtrise des outils numériques

Savoir être :

• Sens de la rigueur et de l’organisation
• Sens de la confidentialité
• Capacité d’adaptation
• Sens relationnel