Missions et activités principales du poste:

- Accueillir, renseigner, orienter les visiteurs et les correspondants téléphoniques à l’aide des outils bureautiques et de communication

- Assurer une présence à son poste, basée sur les horaires d’ouverture de l’accueil de l’ARS de Normandie

- Accueil physique et téléphonique des usagers et correspondants des services

- Gestion du trafic téléphonique (réception d’appels au standard, prise de messages, priorisation des appels…)

- Écoute et réponse de premier niveau

- Orientation adéquate en fonction de la demande dans un délai minimum

- Réception, traitement et diffusion de l’information

- Respect et application des consignes

- Surveillance des locaux

Activités annexes :

-           Gestion de la BAL générique ars-normandie-contact

-           Contribution aux tâches administratives ou logistiques annexes

-           Travaux courants de secrétariat (saisie et mise en forme de documents, classement)

-            Gestion du courrier

Compétences requises pour le poste : (E : expert, M : maitrise, P : pratique, I : initié)

Connaissances : 

Environnement institutionnel et administratif : organisation, fonctionnement et missions des services dans le champ concerné : M
Pack office (Excel, Word, Powerpoint) : P

Savoir-faire : 

Mettre en œuvre les techniques d’accueil physique et de gestion d’un standard : E
Ecouter, analyser et reformuler la demande : E
Réagir de façon adaptée aux situations imprévues : M
Recueillir et traiter l’information : M
Utiliser les techniques de communication : M
Maitriser les techniques de surveillance des locaux : P

Savoir-être :

Ponctualité : E
Faire preuve de courtoisie et rester maître de soi : E
Faire preuve de discrétion et de rigueur dans la réalisation des missions : E
Gérer des situations conflictuelles : M
Faire preuve d’adaptation professionnelle (différents types de publics) : M