Missions et activités principales du poste :

 Sous l’autorité du chef de cabinet, les missions confiées sont les suivantes :

 Assister le directeur général et son adjoint :

• Gérer l’interface entre la direction générale et l’ensemble des acteurs internes et externes : accueil physique et téléphonique, organisation de rendez-vous / réunions, constitution des fonds de dossier, gestion du courrier/mail entrant et sortant ;
• Veiller à ce que les dossiers de chaque journée soient complets avec les notes préparées par les services en support des réunions ou rendez-vous prévus ;
• Assurer la prise en charge des aspects logistiques et organisationnels de la direction générale
• Gérer les agendas du DG et DGA
• Traiter l’information et apporter des réponses de 1er niveau
• Rédiger des projets de courriers et de comptes rendus

Elaborer des tableaux de bord de dossiers et assurer le suivi des échéanciers pour le cabinet :

• Mettre en place et actualiser les fichiers contact, le suivi des courriers prioritaires, le planning prévisionnel des congés des membres du comité de direction, le planning des astreintes de direction
• Organiser, classer et archiver les dossiers suivis par la direction générale

Assister la mission inspection contrôle dans la réalisation de ses missions :

• Assure l’accueil téléphonique, personne ressource pour l’activité et le fonctionnement de la mission (consommables, fournitures)
• Assure la gestion du courrier notamment relatif aux missions

Interlocuteurs et partenaires :

En interne :

• L’ensemble du personnel de l’ARS de Normandie
• DG / DGA
• Directeur de cabinet

En externe :

• Les partenaires ARS et Santé
• Personnes extérieures à l’institution

Connaissances : 

• Environnement institutionnel et administratif
• Connaissance des procédures administratives de l’ARS
• Techniques et règles de la communication écrite et orale
• Outils bureautiques et informatiques
• Réglementation
• Construction de tableaux de bord

Savoir-faire :

• Recueillir et traiter l’information
• Planifier les activités et les échéances
• Prendre des notes
• Réaliser des comptes rendus et des synthèses
• Organiser des réunions
• Capacité d’analyse
• Maîtriser les techniques de classement et d’archivage

Savoir-être :

• Travailler en équipe
• Avoir le sens de l’écoute et du dialogue
• Sens des relations humaines
• Capacité d’adaptation
• Autonomie
• Faire preuve de rigueur
• Faire preuve de discrétion professionnelle
• Capacité d’initiative
• Être créatif