Activités principales :

Assister la Directrice déléguée départementale et la Déléguée territoriale dans l’organisation quotidienne de leur travail, assurer l’interface entre les différents interlocuteurs et le responsable hiérarchique et plus particulièrement en matière de communication, de coordination, de suivi et de traitement de l’information.

• Gestion du planning, agenda, déplacements, planification des réunions récurrentes et organisation de réunions (ponts visio, salle et matériels, liste de présence et émargement, comptes-rendus à la demande…) ;
• Gestion organisée de la messagerie de la Direction ;
• Constitution des fonds de dossiers, rédaction des projets de courriers et de comptes rendus, travaux de synthèse, rapport d'activité ;
• Suivi des échéanciers des demandes de la Direction Générale, des Directions métiers, du préfet et rôle d’alerte ;
• Secrétariat de l’instance départementale du CTS (Conseil territorial de santé) : organiser, assister aux réunions et réaliser les comptes rendus ;
• Accueil physique et téléphonique, orientation des usagers et des appels ; 
• Traitement de l’information et réponses de 1er niveau ;
• Classement et archivage de documents (plan de classement) ;
• Structuration et transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’ARS ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes du DD/DT) ;
• Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer ;

Activités annexes :

En fonction des besoins, l’assistant de direction sera également amené à venir en appui de l’équipe de la direction départementale sur les sujets budgétaires et financiers.

Connaissance : 

• Environnement institutionnel et administratif (organisation, fonctionnement et missions des services)
• Connaissance des champs de compétences des partenaires institutionnels extérieurs
• Techniques administratives et bureautiques (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, …)
• Systèmes de classement et d'archivage

Savoir-Faire : 

• Compétences rédactionnelles
• Utiliser les outils bureautiques
• Ecouter, analyser et restituer ou orienter
• Anticiper et organiser

Savoir être : 

• Travailler avec de nombreux partenaires différents
• Être autonome
• Faire preuve de rigueur méthodologique et avoir le sens de l'organisation
• Faire preuve de discrétion professionnelle
• Sens du travail en équipe
• Sens de la communication, adaptabilité
• Capacité d’anticipation, de proactivité et de réactivité