Missions et activités principales du poste :

Supervision de l’assistante de direction :

-          Supervise le fonctionnement du secrétariat de direction (accueil téléphonique et physique, préparation des dossiers, gestion de l’agenda, organisation de réunions, Bal fonctionnelle, courriers entrants et sortants (GED)…)

-          Assiste la direction DOS afin d’optimiser la gestion de leur activité

-          Participe à l’organisation d’évènements particuliers organisés par la DOS : COPIL, Séminaire ….

-          Formalise la newsletter de la DOS diffusable mensuellement pour tous les agents de la direction (propose des sujets, sollicite les différents contributeurs, assure une relecture, veille au respect de la périodicité…)

Appui de la direction :

-          Assure un appui de la direction pour le traitement de dossiers transversaux et les dossiers urgents :

o    S’assure du suivi des dossiers par les équipes des différents pôles,

o    Gère et traite les flux d'information, parfois confidentielles ou sensibles, pour permettre les prises de décision stratégique,

o    Recherche et transmet l’information,

o    Traite l’information et rédige des réponses de 1er niveau en lien avec les équipes des différents pôles,

o    Assure une veille sur les conseils de surveillance (CS) des établissements publics de santé (ODJ, PV, délibérations), sollicite les contributions en interne nécessaires en amont du CS et alerte sa direction sur tout sujet sensible.

-          Assure le rôle de référent de la direction auprès du cabinet de la direction générale et de la cellule communication et contribue à ce titre à apporter des éléments de réponses idoines aux sollicitations

-          Contribue à l’élaboration de notes, supports de présentation, discours et éléments de langage à destination de la Direction Générale, des Ministères et de leur cabinet

-          Concourt à optimiser l’organisation de la DOS vers davantage de transversalité

-          Participe à la réunion encadrement

Thématique en propre :

-          S’occupe de la gestion de la carrière des directeurs d’établissements publics de santé (rédaction de courriers, décisions, interface avec le CNG, les directeurs d’établissements, formalisation de tableau de bord et de suivi …)

Compétences requises pour le poste : (E : expert, M : maitrise, P : pratique, I : initié)

Il s’agit ici des compétences requises sur le poste et non des compétences acquises de l’agent

Connaissances : 

Environnement institutionnel et administratif : M
Connaissance des partenaires et des acteurs du secteur de santé : M
Connaissance des processus, réglementation et procédures : M
Maitrise des méthodes et outils de pilotage de la performance (qualité, audit, maîtrise des risques, contrôle de gestion…) : M
Participation au pilotage de projets transversaux : M

Savoir-faire :

Travail en équipe : M
Capacité de synthèse : M
Capacité d’analyse : M
Capacité d’organisation : M
Rédiger des documents administratifs : M
Travailler en réseau et en groupes de travail partenariaux : M
Rendre compte à sa hiérarchie et proposer des actions d’optimisation : E
Prendre des décisions dans son périmètre de délégation : E
Alerter sa hiérarchie sur les problèmes dont la résolution n’est pas de sa compétence : E
Techniques rédactionnelles : M

Savoir-être :

Forte disponibilité : M
Sens du service public : M
Représenter l’institution : M
Capacité d’adaptation : M
Autonomie : M
Rigueur dans la réalisation des missions : M
Capacité d’initiative : M
Réactivité : M
Discrétion professionnelle : M