Missions et activités principales du poste :

Suivi et rédaction de courriers :

Sous l’autorité du chef de cabinet, et en appui autant que de besoin avec le service des affaires juridiques :

• S’assurer du suivi des commandes auprès des différentes Directions de l’Agence ;
• Analyser les courriers reçus et veiller à la qualité des projets de courriers proposés, à la fois sur le fond et la forme ;
• Rédiger certains courriers sur les domaines réservés ;
• Gérer le tableau de suivi des courriers et des parapheurs, et assurer le suivi du projet de dématérialisation
• Classer et assurer l’archivage des dossiers

Une attention particulière sera apportée à la gestion et la rédaction des courriers élus et des courriers signalés.

Assurer un appui à la direction générale dans la prise en charge de dossiers transversaux et des déplacements :

• Veiller à ce que les dossiers de chaque journée soient complets avec les notes préparées par les services en support des réunions ou des rendez-vous prévus, et s’assurer de la qualité des notes transmises dans les délais ;
• Préparer les dossiers et s’assurer du suivi ;
• Gérer, traiter et optimiser les flux d’information pour permettre les prises de décision stratégique ;
• Rechercher des éléments de réponse auprès des services de l’ARS et être en capacité de préparer des notes le cas échéant ;
• Rédiger des projets de comptes rendus ;
• Assurer l’organisation de déplacements (organisation, respect des protocoles, déroulé…).

Des déplacements, en lien avec le service communication et les partenaires extérieurs de l’ARS (cabinet Ministre, Préfectures, collectivités…) seront réalisés, afin de préparer des visites/déplacements.

Assister le directeur général et son adjoint :

• Gérer l’interface entre la direction générale et l’ensemble des acteurs externes : accueil physique et téléphonique, organisation de rendez-vous / réunions, constitution des fonds de dossier, gestion du courrier/mail entrant et sortant ;
• Assurer la prise en charge des aspects logistiques et organisationnels de la direction générale

Elaborer des tableaux de bord de dossiers et assurer le suivi des échéanciers :

• Organiser, classer et archiver les dossiers suivis par la direction générale
• Assurer la préparation des visites durant l’année, en lien avec les évènements nationaux/régionaux, et en partenariat avec nos partenaires intentionnels le cas échéant

Activités annexes :

• Traiter des dossiers ponctuels
• Suivi des affaires réservées

Connaissances : 

• Environnement institutionnel et administratif
• Techniques administratives
• Outils bureautiques et informatiques
• Systèmes de classement et d’archivage

Savoir-faire : 

• Prendre des notes
• Rédiger des courriers, comptes rendus, synthèses
• Utiliser les techniques de lecture rapide
• Organiser des réunions
• Maitriser les techniques d’archivage et de classement

Savoir être : 

• Etre réactif
• Avoir le sens de l’écoute et du dialogue
• Travailler en équipe
• Faire preuve de rigueur
• Avoir le sens de l’analyse et de la synthèse
• Faire preuve de discrétion professionnelle