Activités principales :

Missions :

• Encadrement de l’équipe de gestionnaire des archives
• Organisation de l’unité « Archives »
• Définition d’un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire
• Organisation de la collecte, de la conservation et des conditions de stockage
• Mise en place de règles d’archivage des documents au sein de l’agence ;
• Elaboration de procédures et de tableaux de bord
• Réalisation et contrôle des délais de conservation
• Information et formation des services sur l’archivage des données ;
• Normalisation des procédures de dépôt
• Archivage numérique

Activités :

• Assurer la gestion des archives
• Elaborer le processus et les procédures associées à la gestion des archives et plus particulièrement l’actualisation du tableau de gestion des archives
• Assurer la liaison avec les archives départementales
• Participer à la mise en place des indicateurs de l’activité
• Participer à la mise en place de la veille juridique et documentaire liée à la gestion des documents d’archives
• Saisir, mettre à jour et/ou sauvegarder de données, d’informations, de tableaux
• Organiser la collecte des archives
• Sensibiliser les directions de l’agence sur la gestion des archives
• Mettre en place des outils de gestion à destination des services
• Apporter son expertise auprès des directions pour constituer les dossiers d’archivage
• Piloter la collecte d’archives
• Contrôler, trier, classer et élaborer un inventaire des documents versés par direction
• Traiter les archives courantes
• Évaluer les archives éliminables et organiser leur destruction
• Récoler les archives
• Organiser le versement des archives définitives aux archives départementales
• Communiquer aux services et aux usagers
• Informer, former et conseiller les personnels sur les règles d’archivage ;
• Organiser et suivre la communication aux directions
• Rechercher et communiquer les documents archivés aux services demandeurs en appliquant des procédures
• Mettre en place ou participer à des actions de valorisation

Activités annexes :

• Participer aux groupes de travail nationaux, inter ARS et dans le cadre des projets immobiliers sur le sujet des archives

Connaissances : 

• Bureautique et outils collaboratifs
• Droit des technologies et de l’information
• Droit/réglementation
• Gestion de l’information

Savoir-faire :

• Archiver
• Conseiller une personne un groupe
• Planifier
• Recherche des données, des informations
• Synthétiser des informations, des données, un document
• Aptitudes au management

Savoir être : 

• Être rigoureux
• Faire preuve de discrétion et de respect de la confidentialité
• Sens de l’organisation
• Sens de la pédagogie