Missions et activités principales du poste :

Le/la gestionnaire achats, marchés publics et déplacements professionnels contribue à la mise en œuvre opérationnelle de la commande publique de l’ARS Normandie et à la gestion des dispositifs de déplacements professionnels.

Gestion et sécurisation des achats et marchés publics

• Contribuer à la préparation et à la sécurisation des procédures de marchés publics, en appui du responsable du pôle ;
• Participer à la veille juridique en matière de commande publique ;
• Participer en liaison avec les prescripteurs, au recensement et à la définition du juste besoin dans le cadre d’une programmation pluriannuel des projets achats, des procédures de marché et s’assurer du respect des échéanciers ;
• Rédiger les éléments du dossier de consultation relatif à l’expression du besoin (règlement de consultation, CCAP, acte d’engagement, CCTP, courriers, …).
• En collaboration avec les services prescripteurs, analyser, sélectionner les offres et négocier ;
• Assurer le suivi administratif des procédures jusqu’à la notification des marchés ;
• Participer au suivi de l’exécution administrative des marchés : reconductions, avenants, sous-traitance, cessions de créances

Appui administratif et fiabilisation des procédures

• Concevoir et exploiter les outils de suivi des achats et marchés publics (tableau de bord, indicateurs, procédures) ;
• Elaborer le rapport d’activité annuel du pôle afin de mesurer et suivre la performance achat sous les angles économiques, développement durable, innovation et accès PME ;
• Assurer le rôle d’interface entre services prescripteurs, pôle achats et service financier.

Référent(e) des déplacements professionnels

• Piloter les déplacements professionnels pour l’ensemble de l’ARS Normandie.
• Assurer la veille juridique dans son domaine et contribuer à l'élaboration et à la mise à jour des fiches de procédures ;
• Gérer les réservations (transport, hébergement), et administration de la plateforme d’agence de voyage ;
• Administrer et suivre l’outil dédié aux déplacements professionnels GFD (contrôle des frais de déplacement, mise en paiement et le paramétrage de l’outil) ;
• Accompagner les agents et gérer les tickets GLPI déplacements ;
• Réceptionner les frais du personnel extérieur avec contrôle des pièces avant envoi à l’agence comptable.

Activités annexes :

• Assurer la comptabilité budgétaire de la paie : ETAT ; RG.
• Participer à la maitrise des risques financiers et comptables sur son champ de compétence.

Spécificités du poste / contraintes :

• Déplacements/réunions occasionnel(le)s sur les différents sites de l’ARS Normandie (Rouen, Saint-Lô, Alençon, Evreux).
• Déclaration publique d’intérêt (DPI)

Connaissances :

• Environnement institutionnel et administratif : organisation, fonctionnement et missions des services selon le domaine d’activité
• Instances et processus décisionnels de la structure
• Droit administratif
• Techniques administratives
• Système de classement et d’archivage
• Outils bureautiques et informatiques
• Maitrise des procédures internes

Savoir-Faire :

• Réaliser des comptes rendus et des synthèses
• Elaborer des tableaux de suivi
• Maitriser les techniques rédactionnelles juridiques
• Appliquer les règles de traçabilité
• Maîtriser les différents outils bureautiques (Word, Excel, Power point)

Savoir être :

• Sens du service public
• Capacité d’adaptation
• Autonomie
• Rigueur dans la réalisation des missions
• Capacité d’initiative
• Réactivité
• Discrétion professionnelle