D’une manière générale, le(a) gestionnaire administratif(ve) appuie l’équipe de la direction départementale sur les outils de suivis, le soutien à la réalisation des dossiers, l’évaluation des dispositifs, l’accompagnement des projets :

Il/elle travaillera en collaboration et en transversalité avec les autres membres de l’équipe en apportant un appui pour la gestion de divers dossiers de la direction départementale.

• Appui aux politiques de santé

Participe à la mise en œuvre des politiques départementales de santé en lien avec l’équipe de la direction départementale, contribue au suivi des plans d'action et des programmes, collecte, consolide et analyse des données d'activité, produit des tableaux de bord et indicateurs.

• Appui sur les différents dossiers de la direction

Assure le suivi des échéances et la qualité des dossiers en lien avec les chargés de missions et les déléguées territoriaux. Participe à la consolidation les éléments de synthèse, relevés de décisions et notes. Participe avec l’équipe à la préparation de bilans annuels, rapports d’activité ou documents de communication interne.

• Gestion administrative et continuité de service

Contribue à la continuité des activités de la direction en matière de gestion administrative : préparation des dossiers, gestion de l’agenda, organisation de réunions, gestion de la Bal fonctionnelle. Participe à la rédaction, à la mise en forme et à la relecture des documents à destination de la direction générale ou des partenaires. Contribue au traitement de l’information et à l’alimentation des outils de diffusion en lien avec l’assistante de direction.

• Suivi des instances

Appui à l’organisation et au suivi des instances territoriales / départementales (CTS, comités départementaux, etc.). Participe et contribue à la production des supports nécessaires (ordre du jour, relevés de décision, etc.).

Spécificités du poste / contraintes :

• Disponibilité et forte réactivité requises
• Bonne maitrise des outils bureautiques
• Discrétion professionnelle

Connaissances :

• Environnement institutionnel et administratif (organisation et missions des services de l’État)
• Gestion documentaire (classement et archivage)
• Environnement MS Windows®, outils internet et principes généraux de l’informatique
• Outils bureautiques et informatiques EXCEL WORD
• Techniques de secrétariat bureautique et de rédaction administrative
• Technique de communication écrite et orale
• Méthode projet

Savoir-faire :

• Travail en équipe
• Capacité de synthèse
• Capacité d’analyse
• Expression écrite
• Rédiger des documents et des actes administratifs
• Utiliser les outils de systèmes d’information (bases de données, applicatifs de gestion…)
• Réaliser des comptes rendus et des synthèses
• Savoir organiser et prioriser ses tâches
• Enregistrer, saisir, mettre en forme et classer des documents

Savoir être :

• Sens du service public
• Rigueur
• Sens des relations humaines / qualités relationnelles
• Capacité d’adaptation
• Autonomie
• Faire preuve de rigueur méthodologique et avoir le sens de l’organisation
• Réactivité
• Faire preuve de réserve et de discrétion professionnelle