Missions et activités principales du poste : suivi d’un portefeuille d’établissements et services

1. Actions d’assistance administrative de l’unité départementale (unités PA et PH)

- Gestion du courrier arrivée et départ

• Logiciel GED : lecture, indexation, orientation au sein de la direction
• Courrier papier : lecture, orientation

- Organisation et mise à jour des listes d’établissements et de services ainsi que des partenaires

- Classement et archivage des documents

- Supervision de la diffusion des enquêtes et instructions ministérielles destinées aux établissements et services médico-sociaux en lien avec l’assistante de la direction départementale :

• Diffusion
• Suivi des enquêtes

2. Autorisations et contractualisation (unité PH)

- En appui du cadre en charge de l’établissement/service, participation à l’instruction, la négociation, l’élaboration, le suivi et l’évaluation des CPOM (via notamment le système d’information E-CARS…) et formalisation des décisions d’autorisation

3. Allocation de ressources aux établissements/services et suivi budgétaire et financier (unité PH)

- Participation à la définition des critères régionaux de répartition de l’enveloppe

- Réception des budgets et DM, analyse

- Remontée des besoins par établissements/service

- Participation aux réunions d’harmonisation organisées par le pôle allocation  de ressources

- Notification/tarification

- Analyse des EPRD

- Etude des comptes administratifs et ERRD, affectation des résultats,

- Etude des plans pluriannuels de financement des investissements des établissements

- Etude des dossiers de frais de siège,

- Suivi des renforts budgétaires en lien avec le pôle allocations de ressources.

- Exploitation des systèmes d’information : import CA, SIDOBA, TB ANAP.

4. Suivi administratif, contrôle et évaluation des établissements/services (unité PH)

- En binôme avec le cadre, organisation des visites de conformité

- Suivi de l’activité des établissements et services pour personnes handicapées

- Contrôle de légalité

- Conseil technique aux établissements/services

- En binôme avec le cadre, analyse des évaluations externes

5. Maltraitance, inspection en lien avec le cadre chargé de l’établissement/service (unité PH)

- Participation à la préparation et aux inspections,

6. Suivi des réclamations et des signalements (unité PH)

- Instruction des signalements et réclamations et participation aux commissions de suivi des réclamations et des signalements en appui du référent signalements/réclamations

7. Situations individuelles (unité PH)

- Appui aux cadres sur le traitement des situations individuelles

Connaissances :

• Environnement institutionnel et administratif
• Réglementation
• Finances publiques et gestion budgétaire
• Processus de planification et programmation
• Construction de tableaux de bord

Savoir-faire : 

• Rédaction de compte-rendu
• Capacité de synthèse
• Capacité d’analyse
• Animation d’équipe
• Techniques spécifiques
• Elaborer des méthodes d’intervention spécifiques
• Capacité à conseiller à l’écrit et à l’oral dans des délais contraints
• Concevoir et proposer des solutions innovantes et durables
• Savoir recueillir et exploiter les informations pertinentes
• Organiser la veille stratégique à partir des problématiques identifiées
• Travailler en réseau et en groupes de travail partenariaux
• Travailler en transversalité avec les autres équipes de l’Agence
• Travailler en complémentarité avec les Délégations territoriales
• Capacité de réflexion, d’analyse et de prospective sur des sujets stratégiques et complexes
• Capacité à négocier, faire naître l’adhésion et convaincre
• Concevoir des plans d’action, piloter leur mise en œuvre et les évaluer
• Optimiser l’utilisation des ressources au regard d’une problématique donnée
• Mémoriser, synthétiser et exploiter des dossiers complexes
• Évaluer et analyser les risques et opportunités d’un dossier sensible
• Contextualiser et problématiser ses interventions, élaborer des méthodes d’intervention spécifiques
• Définir et proposer des mesures préventives et correctives adaptées en fonction de l’environnement
• Rédiger et assurer la sécurité juridique des écrits
• Réaliser un diagnostic et une analyse d’une situation donnée

Savoir être :

• Sens du service public
• Sens des relations humaines
• Capacité d’adaptation
• Autonomie
• Rigueur dans la réalisation des missions
• Capacité d’initiative
• Réactivité
• Gérer les situations conflictuelles et avoir le sens de la médiation
• Mener ses activités en concertation avec une équipe pluridisciplinaire
• Avoir le sens de l’écoute et du dialogue
• Avoir une force de conviction
• Être force de proposition et d’innovation
• Faire preuve de réserve et de discrétion professionnelle
• Témoigner d’une indépendance d’esprit et de jugement
• Apporter conseil et expertise dans un champ nécessitant technicité très spécifique
• Savoir gérer le stress
• Savoir représenter l’institution avec rigueur, professionnalisme et le sens des responsabilités